一、信息化项目咨询目标
信息化项目实施及咨询服务是一项系统工程,信息化咨询及信息化实施工作将牵涉公司的各个层面及部门,包括公司管理制度、各部门岗位职责、日常管理、业务流程、审批流程等。
为了确保项目实施按计划、目标、质量进行,双方成立了项目领导小组和项目实施小组,全面领导和组织项目实施工作。深圳皓峰公司配置相应的项目团队,提供现场实施咨询服务和信息化建设指导。
信息化咨询最终目标是咨询内容注入到信息化管理软件中形成了企业的最终可执行的管理流程,提升企业的管理水平。
二、信息化项目实施的咨询方案
信息化项目的实施与咨询是基于建筑装饰工程行业的特点,在信息化系统的实施及项目咨询的过程中须充分清晰认识到哪些过程和管理涉及到的是“物”的概念,哪些流程和管理涉及到的是“人”的概念。这里说的“物”的概念特指系统管理的仅仅是“物资流”和“信息流”,“人”的概念特指系统管控的是与绩效考核相关的内容,比如合同管理涉及到项目采购,投标过程与结果、中标与合同签署、合同的履约与完成等等内容。皆是信息流的管控,不涉及到人员能动性来推动合同的执行。再比如采购合同,主要涉及到采购合同的形式(包括价格、数量、供货周期等等)、材料的检验过程、发货、收货、验货、安装、最终竣工结算等等。其中涉及到的“材料”这一实物的流向也涉及到了各种表格资料、信息传递,皆是一种“物化”的概念。
如果在实施过程中涉及到奖惩指标,那就是“人化”的概念。比如在安全检查中违反公司规定的处罚办法,采购过程中成本降低的奖励措施,各部门、项目部完成指标的考核等等。顾名思义,“物化”的管控受到人的行为的约束较少。“人化”的概念主要取决于人的能动性、尽责与否。企业推行信息化的过程中必然会遇到许多阻力和困难,实施过程的关键还是员工的接受程度和能动性。所以实施一开始就与绩效考核相挂钩,即使绩效考核与以往的无所差别,员工也会找各种推辞来变相的阻碍信息化的实施,而且信息化的实施本身也为员工提供了一个籍口。
为了降低信息化实施的阻力,通过完成咨询方案后信息化实施的第一阶段应主要以“物化”为主,降低“人化”的内容,即使有也是界面清晰,容易管控的部分。如果一开始就双管齐下,肯定会大大提高信息化实施的难度和成本。
企业管理平台应建立在“总体规划、分步实施、从上到下、由内及外、重点突破、整体推进”的原则基础上,通过企业级项目管理体系的有效运行,使项目管理流程、制度、标准、信息在管理体系下规范、有序实施,为施工项目管理各业务处理、信息共享提供支撑保障,为企业管理者决策分析提供有效数据和技术支持。企业管理平台建议分几个阶段实施:
第一阶段将主要围绕企业管理体系总体需求和企业运营日常管理需求为主体,包括办公管理、人力资源管理、市场经营管理、项目投标管理、合同管理、项目团队子系统等进行相关的咨询及实施,将公司的日常运营管理、项目从立项登记到项目中标合同签订的过程进行管控。
第二阶段将主要围绕项目的生命周期管理核心需求为主体,以项目的生命周期为主线,项目成本为中心,实现项目的施工组织、进度管理、劳务管理、材料管理、结算管理、财务管理等主要业务的系统化建设。建立集团总部、分公司和项目部三个层级的管理,满足从集团总部到项目各层级、各部门、各岗位、各人员对项目管理相关业务的不同需求。主要实现业务与财务系统一体化、人员岗位职责与系统权限一体化、业务审批工作流程化、业务系统数据关联化以及审计业务可追溯性。
第三阶段主要以服务于企业项目管控为主。主要以工程质量管理、安全管理、施工现场管理、工程资料管理、资金管理、财务管理、效益分析和完善企业各种指标体系;建立数据分析系统、决策支持系统为装饰企业各管理层提供决策服务。当企业内部信息流畅后,便将项目管理信息化建设延伸到上下游企业,整合企业内外网络资源(集中采购平台),建立健全完整的企业经营管理体系,形成企业决策分析系统平台,实现企业项目管理整体信息化。
企业管理平台建成后的功能和作用:
管理要素系统化:将企业的组织结构、工作流程、管理规则、数据分析与系统功能相结合,实现管理要素功能化;
企业组织协同化:将企业管理组织机构建立在协同管理平台上,按照企业机构组织权限划分系统功能,实现企业管理信息协同工作;
开发平台组件化:按照管理信息系统的开发原理建立数据结构、关系视图、流程设计、模板设计、功能结构等组件化功能,大大降低开发技术门槛,实现管理系统快速开发,使企业主导信息化成为可能;
业务流程规范化:实现业务流程的管理、控制和过程的自动化,使企业领导与业务系统真正集成,实现业务流程的重构;
将企业管理信息系统整体集成于协同管理平台,实现企业业务关联,信息互通、资源共享,全面消除信息孤岛。
三、信息化项目的咨询与反咨询
深圳皓峰的强项是信息化咨询及信息化服务,装饰公司的强项是施工及设计。二者不可以调换,否则也就不存在专业化分工了。因此在信息化实施过程中,双方须清楚各自的优势与互补性,取长补短、密切配合才能保障信息化的建设,在信息化系统建设的过程中,双方有必要引入咨询与反咨询的思路。所谓“咨询”,就是外来人的角度诊断企业,从而在管理流程经营战略等各方面给出建议,提供解决方案,提升被咨询方的竞争能力和营利水平等。“反咨询”是装饰公司对深圳皓峰提出的咨询解决方案提出更好的建议,也是对咨询的内容和方案有更好的补充和建议,根据企业的未来的发展、行业的发展、专业领域和结合自身的管理经验提出更加有利于企业的建议,对此双方可以协商置入信息化咨询方案中加以实施达到更加效果。
四、信息化咨询及实施方案
企业信息化建设质量由产品质量、培训质量、应用质量、过程质量决定。为控制产品质量,产品集中时间开发,产品变更必须经过严格的测试,相关的资料必须同步变更。为控制培训质量,必须保证培训人员的技能基础、参与培训的时间、培训设备,必须接受必要的考核。为控制应用质量,应用组负主要责任。在调研期间,充分提出应用需求,实施组在项目经理的领导下和顾问的指导下,整理应用需求,提交领导组批准;将需求与产品对照,提出应用解决方案,提交领导组审批;培训内容、模拟内容中必须体现应用需求;实施组模拟结束后,应用组必须检查模拟成果是否满足应用需求。为了使项目按照预期的目标和方向推进,以项目计划为主要控制手段。严格按照项目路线展开,及时验证各控制点,及时确认阶段成果。
阶段化管理
从立项直到系统运行维护的全过程,按照软件开发小组与用户单位确定的运作模式将项目分成为项目准备、业务调研、界面设计、系统设计、开发及测试、联调及验收、上线、推广以及维护等9个阶段。每个阶段都有明确的目标和成果验收,开发单位与用户单位共同成立项目经理部,再分开发经理和实施经理,双方共同确认用户需求分析报告,把每个阶段要完成的工作,可出的成果,具体到有多少个界面,清晰的描述出来。在每个阶段完成后,项目负责人都能够比较清楚地了解项目的进展、完成情况,以及用户对项目完成部分的满意程度。同时,也作为项目组成员的绩效评估依据。
量化管理
将项目的各个环节进行数量化,做到责任清楚。把各种量化指标存入数据库,并形成每个阶段的量化管理,有利于整个项目进程的推进。
优化管理
运用信息分析模型来形成需求说明。信息分析模型把业务调研的结果进行分析,并对设计员和程序员都清晰、直观的图表或其他表达方式,也有利于进一步优化项目管理。
项目过程管理
在项目的每个阶段结束时,都有规范的报告送交,每位开发人员要定时交工作报告,项目结束时,还要交详尽的项目报告,同时,还使用“项目计划与进展分析表”全面反映项目各阶段的工时、人力以及成果情况,通过预测过程和实际进展状况的对比分析,由各相关部门,客户一起来监管项目进程,及时发现问题,尽早调整偏失,最大限度地避免损失。
一个管理信息系统一般由技术和管理模式两部分组成,技术和管理模式是两个不同的概念,在选择或建设管理信息系统时,首先考虑的不应该是系统的技术水平的高低,而应该是信息系统的管理模式、管理思想是否符合企业的实际情况。不适合企业管理模式的管理信息系统,再好的技术也没有用。因此,适合企业的信息系统就是最好的信息化。
企业信息化建设就是以按照企业的机构(岗位)、职责权限与工作流程设置,实现企业管理分工协作,共享资源,将企业管理全过程统一在企业信息化平台上开展工作。将企业的各类编码、系统资源数据、管理规范、业务标准、操作规范等由企业管理信息平台统一管理,并生成企业的资源要素,实现在企业建立一套可以离线操作和独立运行的企业全过程管理的工作平台,为企业专业人员提供一套完整的管理服务,真正让企业管理理念落地,将企业业务人员从繁重的生产记录和数据分析中解脱出来,并在企业形成一套完整的全过程管理成果,为企业管理者提供管理和决策服务。
企业管理平台建设需要经过项目整体规划、系统设计与开发、系统测试与初验、系统试运行与培训、系统验收与正式运行、系统优化与全面推广等六个阶段的工作。
企业信息化推广运行一般也要经过5个过程:①支持阶段;②排斥阶段;③磨合阶段;④认同阶段;⑤协同应用阶段。
因为企业搞信息化,会“有人不懂,有人怕麻烦,有人不高兴”,如果我们的企业不能够正确地认识企业信息化这样的一个发展规律,不能够很好地控制和坚持“挺过”信息化的排斥期、磨合期,企业信息化就会夭折在摇篮之中。尤其是在排斥阶段,因为在推行扁平化的过程中,必定会涉及某些个人利益、优势岗位和传统势力的管理变革,会遭到他们的反对或抵制,从而使信息化的推行受阻。这时,如果企业没有坚定的组织,明确的态度和强有力地执行力,企业信息化是很难迈过这道“坎”的。所以,企业管理平台不能与管理制度和管理办法分离出来,不能单独制定企业信息化管理办法,而是将项目管理各业务系统的操作规程与项目管理制度和办法融合一体,将项目管理制度和办法的标准、流程、环节控制纳入到企业管理平台业务功能模块中执行,而项目管理制度和办法中,对业务标准、流程、环节控制的执行,要明确企业管理平台各项规范化操作和程序执行,真正实现项目管理体系与企业管理平台一体化管理,从根本上杜绝管理体系执行“两张皮”的现象,为提升企业管理水平,树立企业形象,提升管理效率发挥作用。
五、信息化咨询成果变成可交付性软件产品
以上各项讨论的指向结果就是通过深圳皓峰的信息化咨询及信息化建设服务,建设成适合公司需求的信息化系统,信息系统建成并在产品上线后,可以保障公司未来5-10年的信息化前瞻性。
深圳皓峰装饰行业管理系统整合当前各种主流的先进技术,提供一套可组合、可扩展、可简化的面向业务应用的基础框架平台。为管理信息系统的规划、设计、构建、集成、部署、运行、维护和管理等提供高可用性、高合理性的体系架构。大大降低了软件开发与应用的难度,全面提高了软件开发的效率,业务应用可立即部署,大大缩短了应用系统开发的周期。
装饰公司综合信息管理系统平台是基于全新的信息管理理念和软件功能体系而设计,采用开放式“结构件”模型化框架设计,采用“插拔式”组合应用技术,以“业务管理”为核心,将业务软件系统的设计、开发、管理、应用、服务整体集成于统一的管理平台,建立一套基于业务系统基础架构的信息平台,内置功能强大的数据库对象、设计功能,集成数据结构管理、业务视图管理、工作流管理、电子表单管理、组织结构管理、用户及权限管理、消息管理、知识管理等各种成熟的应用开发工具和系统管理功能。软件平台具备先进成熟的开发思想、概念、方法、技术、平台和硬件设备,能满足项目管理的各种需求,且是结构化的、开放式的体系结构,并具有可扩充的接口,易于修改调整、二次开发和扩充。
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