一、项目背景
深圳市建装业集团成立于2001年,是国家建筑装饰双甲级企业,并取得建筑幕墙、建筑智能化、机电设备安装工程设计与施工壹级资质及消防、钢结构等专业资质,是中国建筑装饰协会、广东省建筑装饰协会、深圳市装饰行业协会常务理事单位。
集团旗下全资拥有建装业投资有限公司、建装业新材料科技有限公司、建装业设计研究院、建装业体育产业发展公司和建装业天一美家家居有限公司,并且先后在北京、上海、天津、沈阳、重庆、西安、广州、昆明、宁波、南昌、武汉、济宁、福建、武汉、长沙、汕尾、南宁、安徽、贵州、河南等地设立了分支机构。
集团在装饰工程方面多次获得 “全国建筑装饰工程奖”、“广东省优质工程奖”、“深圳市金鹏奖” 等荣誉,还被评为“广东省企业500强”企业。
二、管理难点
建装业集团信息化基础比较薄弱,随着企业的不断发展,公司的规模不断扩大,原有的单纯的财务系统只能解决财务问题,无法满足集团整体的管控,尤其是工程项目管理的需求。
企业的飞速成长对集团管理提出了新的要求,旧的管理模式已不能适应新的业务发展,需要建立一套适合于我们自己装饰集团公司的信息化管理新型的平台!
集团董事长管济忠及公司的高层管理对于信息系统的建立和选型工作非常的重视和谨慎,经过国内多家知名厂商的长期调研和探讨,同时走访了大量的行业成功用户,最终选择与皓峰公司成为最佳的合作伙伴,签订了全套的皓峰建筑装饰行业信息管理系统。
三、合作历程
皓峰公司多名咨询顾问与开发工程师经过长达2个月的调研,与建装业集团的各个部门的经理、分管领导、办事人员面对面的深入沟通与了解,详细的规划了信息系统各个阶段与平台。
首先建议了管总做好基础设施建立,保证硬件和环境,通过15天的时间对机房进行了整改,机房对网络重新布线,公司的网管余工对员工进行了上网行为的管理,同时购买了华为的防火墙设备,为我们的皓峰智能服务器保证了信息的安全与环境保证。
根据我们多年的项目实施经验,我们采用统一规划,分布实施的方式规划了4个阶段,建立了办公管理平台、经营管理平台、项目管理平台、供应链管理平台4大平台。
1、第一阶段:鉴于企业多年来都是传统的办公模式,文件的处理都是通过快递和邮件的方式到了集团后领导习惯用笔在纸张上审批,员工也习惯用拿纸填好了或者打印出来送领导,所以集团要使用信心化的网络工具来办公,是对整个企业的工作习惯的改革,也是对企业管理的提升,我们建议第一阶段让大家先使用我们的OA系统来熟悉和习惯通过系统来进行办公,同时配合建装业建立良好的管理制度和监督制度,保证以后业务系统能正常的启用,业务数据能从项目部汇报到总部,总部领导才能看到项目信息的全貌。改变领导和员工的使用习惯是比较困难,集团上下400多人慢慢从开始尝试到熟悉到习惯的过程整整用了一个月的时间。
由于建装业集团与皓峰公司的办公地点只有一墙之隔,给我们的实施带来的地利,我们的实施工程师孙燕、李丽、昌盛、谢晶晶配合建装业的系统管理员对系统前期基础数据的进行了规划和录入,集团培训场次达20多次,培训学习到场人数360多人,并且手把手对年纪比较大的、不熟悉电脑操作的领导和个别人员进行指导和培训。系统使用9个月以后,到目前为止系统的平均在线人数为250人左右,系统的审批表单50多张,发起公文23400多条,通知公告180多条。后期也给领导安装了电脑客户端,系统可以直接推送到领导桌面和手机客户端,及时解决了领导的出差办公和移动办公的需求。
办公系统已经成为建装业日常办公的重要的工具,已经成为了水跟鱼的关系,极大的提升了办公效率,有效的降低了企业的日常办公成本。根据财务部门的初步统计,使用系统后给企业每年可以节约大概15W左右的纸张费用,同时降低了出差的频率,每年节省了差旅费用20W左右。更重要的是给企业管理带来了便利,项目部的文件审批的时间平均节约了2-3天。
建立公司的各种规范,优化了企业流程,更进一步的明确了职责和权力。
2、第二阶段:经过与经营部的黎总、陈总、杨总、肖总详细的沟通和设计,建立了对经营管理系统平台,对集团公司的5个业务部门进行了项目登记、招投标过程的管理,对人员调配、证件使用方面进行了规范的管理,及时的掌握项目的投标过程,通过立项审批,有效的控制投标的风险,保证项目中标率,大大的提升了公司的业绩,同时解决了各个业务部门的项目跟单重复,可以及时预先协调和沟通,降低各个业务部门之间的矛盾。使用了该子系统后黎总可以清晰的管控所有的即将投标的项目的每个跟踪阶段,轻松的核算出业务人员的绩效。比原有的EXCEL文档管理高效,同时能根据地区和业务类型分析公司的经营业绩。
3、第三阶段:建立了综合项目管理,与工程部的崔总、黎总、黄总一起对我们的项目管理系统进行了修订,让系统更适合建装业企业的管理,系统实现了进度计划、资金计划、人员计划、材料计划四大计划更新、跟踪与调整管理,实现了各个目标计划与实际情况对比,如进度计划,通过项目部人员进行更新,与原有的项目进度计划进行了对比分析,同时需要对延期的工序进行计划调整、保证项目的整体工期。同时系统中的月报功能也对当月应收款,已收款等资金进行了管理,并有相应的预警系统,保证企业的资金正常运转。同时我们的项目管理也包含了质量管理、安全管理、竣工管理、评奖管理、劳务管理、签证管理、施工日志等模块,通过项目监控与预警系统来保障工程的正常运转,集团领导及时掌控各个项目的施工情况,便于监督与管控。
4、第四阶段:我们同时也建立了材料与供应商的管理平台,来解决供应链的问题,材料采购部管济星副总通过我们的系统来进行材料的采购询价、制定详细采购计划、保证材料工期同时供应商的评定、供应商结算等工作。集团领导为了配合材料采购部,一次性采购了200多台笔记本电脑分发到工地的各个项目的仓管员或者材料管理员,在系统上进行出入库的管理,及时准确的把各个项目上的材料库存情况,材料出入库情况反馈给集团总部,集团总部好及时作出安排。使用材料管理与供应商管理系统后,实现阳光采购,有效的降低了采购成本5%,半年来节约材料采购成本130多万,同时减少了材料的浪费,平均节约了2%,一年大概节约了200多万.
建装业集团对皓峰公司的系统提出了许多宝贵的意见,随着项目的实施,双方深入合作,同时结合皓峰公司多年的装饰行业的系统研发经验与管理经验,正在帮助建装业集团实现由传统的管理到信息化管理,由粗狂式管理到精细化管理的转变。最终实现集团资源的综合分析与调度、企业管理决策的科学性,企业信息数据化、企业管理组织扁平化,管理集约化,精细化的目标。